一手搞定智慧办文与节能减碳！叡扬为公文系统树立 AI 新典范

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自 1996 年开始，叡扬资讯始终与时俱进地配合官方推动各项计划，致力实现公文管理的轻量化、法规化、云端化、行动化及智慧化。如今，纸本公文朝向电子化已成为趋势，不仅公部门单位，许多与官方组织往来的企业也将电子公文做为沟通合作的必备工具。加上近年来 AI 化与智慧化的技术革新企业导入 AI 更能兼具智能与效率地呼应净零碳排的急迫需求。自 2013 年开始投入 AI 研究后，叡扬资讯成功在 2019 年推出公文智慧助理“小鲸”，正式揭开 AI 智慧公文时代的序幕。随着该公司陆续推出更多 AI 功能，进而让客户全面提升并感受从收文、分文到撰文、发文各阶段的最佳化效率与品质。

中国台湾公文电子化推行已久，公私部门公文数位化程度之高，乃至所衍生的可观节能减碳效益举世皆有目共睹。叡扬资讯公文产品技术部副处长吴锦红表示，除了公文签核过程的省纸外，公文电子化推行后，更大幅减低了机关之间频繁纸本公文信件递送的惊人长期碳排放量。疫情期间，公文电子化获得了更全面的普及。除了节能减碳的显着效益外，比起往返时间以“日”计的纸本公文，只需几分钟就能传送的电子交换能提升机关间的沟通速度，而且还能即时查找相关纪录，整体办文效率大幅提升。

根据拥有超过 16 万电子公文系统使用者，以及近 2,000 家官方机关、金融、学校及民间企业用户的叡扬资讯预估，该公司系统长年可省下 44 亿张（高度约达 874 座台北 101 大楼）A4 纸，相当于少砍 20 万颗树木并减少 4.4 亿吨的二氧化碳排放量，整体净零碳排的效益让人眼睛为之一亮。

打造行动自然人凭证签核里程碑，带动公文系统 AI 应用新潮流

随着公文数位化的日渐成熟，电子签核与 AI 智慧化成为公文系统的最大关注点。毕竟电子签核一直被视为是公文电子化的最后一哩路，但偏偏人们对于电子签核的安全性与方便性有所质疑。为了落实最后一哩路，叡扬资讯协助数位发展部建立零信任机制，率先将行动自然人凭证整合至其内部的电子公文系统。数位部长官即时外出时，也能便捷又安全地在手机或平板上透过行动自然人凭证进行电子公文的签核。数位部人员也能随时随地透过该机制登入系统、签收电子公文，真正实现了安全与高效兼具的行动办公室。

再者，AI 智慧化已然成为当前公文系统的最大卖点，同时也是吸引公私单位愿意全面落实电子公文系统，进而让组织机关成为达成 2050 净零排放目标一份子的最终助力。早在生成式 AI 大行其道之前，亦即机器学习及深度学习掀起第三波 AI 浪潮之际，人们便开始思考运用 AI 的自动化与智慧化功能来提升企业办文效率。虽然过去可以土法炼钢写死在程式中的方式来实现一定程度的纠错及分文自动化，但却十分耗时费工。

有鉴于此，叡扬资讯自 2013 年开始投入 AI 的研究，结果发现 AI 不但能满足自动化与智慧化需求，甚至能有效减少开发时程。时至今日，AI 应用已然成为业界公文系统的发展主轴与核心元件。吴锦红表示，叡扬资讯除了持续开发公文系统专属AI强项功能之外，也在尝试研究当前火热的 ChatGPT 等生成式 AI 如何协助使用者撰写公文并降低撰写负荷。

智慧公文助理“小鲸”来相伴，人人皆成办文高手

目前叡扬资讯已在自家公文系统上推出涵盖从收文、搜寻、签核＼办文到撰稿等不同电子公文处理阶段的 AI 强项功能。首先，当系统收到新的电子公文后，会透过采用“自然语言理解”（Natural Language Understanding，NLU）技术的智慧分文功能自动依公文特性及办理单位加以分类，其准确率可达 90% 以上，能够有效避免分文负荷集中落在资深员工身上的状况。

针对纸本公文，透过 AI 辅助式 OCR 光学字元辨识功能便能转换成可编写且经过词汇校正与杂讯去除后的正确电子公文档，进而加速纸本公文的处理速度。不仅如此，面对组织机关日积月累所产生大量的公文，可以采用以文找文或自然语言全文检索的方式快速有效地找到特定公文。

叡扬资讯智慧公文系统并支援行动自然人凭证，组织机关得以随时随地透过行动装置方便又安全地进行公文电子签章，展现无与伦比的行动办公室效益。此外，系统中还有一个十分吸睛的智慧公文助理“小鲸”，其为具备自然语言理解技术能力的聊天机器人，能适时发送待办公文、公文稽催等通知提醒使用者，使用者还能直接对“小鲸”下达指令来寻找相关公文，整体办文效率因而大增。最方便不过的，“小鲸”还可挂载在 Microsoft Teams 及叡扬资讯自家推出的企业即时通 iota IM 上（另外也提供客制化界接其他 IM 的服务），展现随时随地办文的弹性优势。

NLP 模型与例稿推荐加持，公文效率与品质与时俱进

由于公文撰写的用字遣词上会有特定格式及标准上的要求，许多新进人员难免会在撰写上出现无所适从甚至内容出错的状况产生。对此，叡扬资讯透过预先训练好的自然语言处理（Natural Language Processing，NLP）模型，便能从上下文判断使用者所撰内文是否有错误并提供正确的推荐用字。该模型甚至加入行政院公报进行训练，致使公文词汇校正准确提升至 83.54%，对于普遍提升公文品质助益极大。

另外一个最贴心的功能莫过于例稿推荐功能，使用者完全不需从头撰写公文，只需在系统自动推荐的例稿上针对必要内容进行修改即可，堪称提升撰文速度与效率的利器。最后，填写分类号是公文撰稿时的必要工作，由于叡扬资讯系统 AI 能自动学习过往分类号选择的逻辑，所以能为使用者省时省力地推荐分类号。

吴锦红总结指出：“叡扬资讯智慧公文系统可做到全面线上签核与电子交换，完美达到节能减碳的效益。在 AI 加持下的智慧公文，更能提升使用者的办文效率与品质。”

（首图来源：AI资源网）

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